Советы начинающим предпринимателям: как все успеть

13 января 2018, 07:14

Христина Коновалова

По мнению экспертов, чтобы успевать жить качественно, предпринимателям нужно научиться планировать график дел

План полноценной недели руководителя заполнен разнообразными мероприятиями: совещаниями с командой, решением текущих вопросов, стратегическим планированием. Однако, кроме рабочих вопросов, важно уделить внимание спорту, личностному развитию, семье и друзьям. Чтобы успевать жить качественно, предпринимателям нужно научиться планировать график дел. Как это сделать правильно, рассказывает автор программы обучения для личных помощников Smart Assistant Петр Синегуб.

Реклама

КАЛЕНДАРЬ

Первое, что необходимо сделать, — научиться пользоваться онлайн-календарем, говорит эксперт. "Планирование в блокнотах от руки имеет множество недостатков: легко запутаться и что-то упустить, невозможно переносить задачи. Поэтому лучше использовать для планирования онлайн-календари. Это упрощает составление перечня задач", — говорит Синегуб. Множество таких календарей, причем бесплатных, можно скачать и для Android, и для iPhone.

По его словам, начать ведение календаря лучше с четких правил, чтобы быстро и сразу организовать этот процесс. Изначально нужно вносить рабочие вопросы в определенной последовательности. Это должны быть повторяющиеся задачи: разбор корреспонденции, обучение, тренировки, обед, регулярные совещания. После них можно вставлять единоразовые мероприятия с четким временем: встречи, переговоры, совещания. А все остальные задачи желательно планировать по срокам или по приоритету.

"Приоритет задач определяет инструмент под названием матрица Эйзенхауэра. Она делит все задачи на четыре группы: важные и срочные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; несрочные и неважные. Чтобы не запутаться, следует выписать все свои задачи и только тогда выделить их приоритеты. Также важно учитывать сроки задач: чем ближе дедлайн, тем более срочной становится задача. Поэтому приоритетность задач постоянно надо отслеживать", — отмечает Синегуб.

При этом в планировании рабочего графика раз и навсегда придется смириться с изменчивостью: "Каждый руководитель понимает, что спланировать каждые полчаса своей жизни на месяц вперед невозможно. Всегда появляются непредвиденные дела, которые отодвигают запланированное на вторые роли. Поэтому лучше не располагать задачи впритык друг к другу и каждый день планировать время на срочные задачи. Это может быть даже один час в день, но его важно "прошить" в календаре, чтобы потом не сдвигать задачи и не нарушать сроки", — отмечает Синегуб.

Реклама

ПРИВЫЧКИ

Чтобы планирование работало без сбоев, важно запомнить еще несколько полезных правил. Так, стоит планировать новый день с вечера, а утром проверять актуальность дел на сегодня. Надо прописывать максимум информации по каждому событию: название, участников, место, вопросы на рассмотрение. Не помешает сгруппировать привычные дела и выделить каждую группу своим цветом: совещания, переговоры, обучение, личные встречи. Это помогает визуально понимать загрузку. Хорошо занимать время в дороге чем-то полезным: разбором документов, рабочими звонками.

"Если руководитель управляет авто, можно планировать прослушивание аудиокниг или телефонные звонки по гарнитуре", — уточняет Синегуб.

Кстати, планирование графика на день можно делегировать личному ассистенту.

Подпишись на наш telegram

Только самое важное и интересное

Подписаться

Реклама

Читайте Segodnya.ua в Google News

Реклама

Нажимая на кнопку «Принять» или продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с правилами использования файлов cookie.

Принять