/ Фото: Pixabay
Картонный календарь больше не актуален, а секретарь для напоминания о предстоящих встречах есть не у каждого. Зато существуют программы для компьютера и приложения для смартфонов, которые занятые люди используют для повышения продуктивности, систематизации и упрощения рабочего процесса. Если вы многофункциональны и не склонны к самоорганизации, вы наверняка нуждаетесь в таких помогаторах. Наши эксперты — Андрей Чумаченко, управляющий партнер в агентстве Netpeak, и Сергей Колосков, сотрудник пресс-службы компании Moyo, в своей работе перепробовали множество программ, помогающих справляться с ежедневными задачами. И рекомендуют те из них, которые считают самыми полезными и удобными.
Monosnap
Часто возникает необходимость обмениваться файлами внутри команды — отчетами, сканами документов и т. д. Но эти опции зачастую ограничены: в Skype, например, передача возможна, только когда оба пользователя onlinе, Dropbox требует, чтобы файл оставался на жестком диске в своей папке. А чтобы поделиться файлом через Monosnap, нужно просто перетянуть объект на иконку приложения — и в буфере обмена появится ссылка на страницу, где его можно скачать. Также существует возможность проводить прямые трансляции с рабочего стола. Воспроизведение работает в любом современном браузере на компьютере и на смартфонах. Удобно, что во время трансляции можно обвести ручкой обсуждаемый фрагмент. А если для пояснения задачи скриншота недостаточно, можно снимать видео и делиться роликами.
Приложение позволяет загружать видео как на сервер Monosnap, так и на YouTube. Это бесплатная программа для Mac OS X и Windows.
Calendar
Лучше всего выбрать приложение с синхронизацией с Google Calendar, тем более что выбор бесплатных приложений для разных операционных систем очень широк. Эксперты особенно отмечают важность обратной синхронизации — возможность создавать напоминания о встречах, событиях и предстоящих делах на одном устройстве и напоминание об этом на всех используемых гаджетах сразу. Ведь кто знает, будет под рукой планшет или смартфон в момент, когда сработает напоминание. Календарь экономит много времени и понимает "простой текст". Можно написать "встреча с Васей завтра в 12:30", и он добавит событие "встреча с Васей" на следующий день на 12:30. К тому же, если завтра будний день и событие попадает на рабочее время, добавит в календарь "рабочий", а если выходной или нерабочее время — в "домашний".
Мессенджер Telegram
Программок для обмена сообщениями великое множество. Многие из них устарели и отошли в виртуальный архив, а вот Telegram сейчас на волне популярности. Он бесплатный, работает на Android и iOS.
Этот мессенджер удобен прежде всего тем, что он очень быстрый и оперативно загружается даже на старых телефонах. А еще с его помощью можно отправлять сообщения самому себе: эдакая межплатформенная записная книжка. Предусмотрена возможность пересылать любые файлы и хранить их внутри бесплатно (картинки, видео, аудио). В одну группу можно добавить до 10 000 участников, поэтому Telegram в крупных компаниях очень активно используется для коммуникации между отделами.
Dropbox
Это облачное хранилище данных, работающее на операционках Android/iOS. Оно помогает систематизировать файлы, здесь удобно хранить документы. Если ноутбук пострадал, они останутся в безопасности и восстановить их будет просто. Доступ ко всем данным с любого устройства — компьютера, телефона, планшета. Для частных лиц есть два тарифных плана: Plus ($9,99 в месяц) и Professional ($19,99/месяц).
Jira
Эффективный инструмент для организации командной работы — Jira Cloud. Работает на Android и iOS, позволяет создавать, редактировать проекты, назначать приоритеты в журнале оставшейся работы, которую необходимо выполнить команде, и готовить их к новым этапам. Можно приаттачивать файлы, менять статусы. Едешь на встречу и получаешь уведомления об активности на оставленных в офисе проектах. 7 дней можно тестировать приложение бесплатно, потом нужно будет платить $10—20 в месяц.
Рixoni.com
Это веб-сервис для обсуждения дизайна проекта, которым можно пользоваться, находясь в любой точке мира. Причем коллективно — коллегам будут видны ваши предложения. Программа позволяет контролировать ход разработки и возвращаться к предыдущим версиям, причем каждый подключенный к обзору имеет свой набор прав по доступу к макету. Можно создать аккаунт личный, если вы фрилансер, и общаться наедине с заказчиками. А можно — корпоративный. На сайте указано, что для дизайн-студии, стартапа, фрилансера и клиента сервис "бесплатный навсегда".
Trello
Это одна из удобнейших систем управления проектами в режиме онлайн, доступна для Android/iOS. Позволяет эффективно организовывать работу по японской методологии канбан-досок. Все задачи раскладываются на доске, делясь на три типа: запланированные, текущие и реализованные. Каждую доску можно выделить под определенные рабочие процессы или отделы.
Программа Trello особенно комфортна для организации заданий небольших команд (около 50 человек). Пока коллеги взаимодействуют между собой, руководитель может контролировать процессы все скопом. Может быстро оценить прогресс по информации всего на одном экране. Приложение работает как личный органайзер, дневник, форум одновременно. Есть бесплатная версия с хорошим функционалом, и платная — Business Class за $9,99, которую отличает более высокий уровень безопасности.
Day by Day
Это приложение-мотиватор, работает на Andoid/iOS. Создаешь план задач, и программка напоминает их выполнить. Так формируется полезная привычка: по пятницам читать книги на английском, а понедельник начинать с просмотра обновлений на площадке грантовых программ. Добавляем действие в список, отмечаем время — и из заданий формируется цепочка. Пропустили одно — цепь "дырявая". В бесплатной версии функционал урезан.